トレンドマイクロが8月に実施した勤務先における業務ファイル共有の実態に関する Web アンケート調査で、従業員の3割以上が社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験があると答えた。

企業内でのオンラインストレージ利用状況、従業員の3人に1人が無許可でファイル共有ツールを使用
問:会社が禁止、または許可していないファイル共有ツールを業務目的で使用したことがあるか

ファイル共有ツールの利用に対し、Web メール以外の従来型メールについては約8割の回答者が使用可否に関する社内規定があると回答した。一方、個人向けのオンラインストレージサービスについては、半数以上の回答者が勤務先において規定がない、もしくは規定があるかどうか分からないと回答した。これにより、多くの企業で、オンラインストレージの業務利用に関するルールが未整備であることがわかった。

また、オンラインストレージの業務利用を禁止している、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者のうち6割以上が、従業員が勝手にオンラインストレージを業務利用していると考えており、実効性のある統制がとられていないことが伺える。

問:会社で業務利用可能なファイル共有ツールが不十分な理由は
問:会社で業務利用可能なファイル共有ツールが不十分な理由は

一方、業務利用可能なファイル共有ツールを指定している情報管理者のうち約6割が、「ファイルが外部に漏えいするリスクがある」、「従業員の業務効率を下げている」などの理由から、現状指定しているツールがファイル共有ツールとしては不十分だと認識している。企業が業務ファイルの共有方法を検討するにあたって、業務の効率性と安全性のバランスをいかに取るかが重要になっているという。