Google ドライブ(ドキュメント)は、Microsoft Office の代替アプリとして徐々に人気が高まりつつある。同アプリには、Office スイートとして期待されてる基本的な機能が搭載されているが、実は既存の Office スイートユーザーには馴染みの少ない、意外な機能も含まれているのだ。

ここでは、利用者の多くが知らないと思われる Google ドライブの6つの機能を紹介しよう。

1. 高機能な画像編集アプリが利用できる

Google ドライブには、様々な種類のアプリを追加できる。例えば、写真の編集をしたいのではあれば「Pixlr Editor(ピクセラエディター)」が便利だ。Pixlr Editor は、Google Chrome のアプリストアからインストールできる。

Google ドライブ:あなたの知らない6つの機能
「Pixlr Editor」インターフェイス

Pixlr Editor は 無料の画像編集アプリ。会社で Adobe Photoshop を利用しているが、自宅でも同様の機能を使いたいという人にお勧めのツールだ。インターフェイスが Photoshop に似ているので、Photoshop 利用者であれば簡単に使い方をマスターできるだろう。またファイル形式では JPEG や BMP、PNG のほか、Photoshop で使用される PSD ファイルにも対応している。

Pixlr Editor は画像のトリミングや色調補正などの補正・編集機能の他、テキスト入力、フィルター、レイヤー、赤目補正などの豊富な機能を備えている。

2. Web ページを PDF ファイルで保存できる

Chrome Web ブラウザ用の Google ドライブ拡張機能「Send to Google Drive」をインストールすれば、Web ページを PDF 形式で Google ドライブ内に保存できる。

「Send to Google Drive」アイコン
「Send to Google Drive」アイコン

保存するには、目的の Web ページを Chrome で表示し、「Send to Google Drive」をクリック。すると Google ドライブが開き、PDF ファイルに変換された Web ページが表示される。続いて「File」メニューから「Add to Drive」を選択すれば、Google ドライブ内に、PDF ファイルが保存される。

3. 文書の過去のバージョンを復元できる

Google ドライブ上で文書を作成すると、文書の初期バージョンが自動保存される仕組みになっている。この初期バージョンを表示することが可能だ。

変更履歴画面
変更履歴画面

保存されたバージョンは、「ファイル」メニューから「変更履歴を表示」を選択することで表示できる。画面右にパネルが表示され、復元可能な過去のバージョンの文書と、そのバージョンを編集した人の名前が確認可能となる。

4. 様々な形式のファイルがプレビューできる―「Google ドライブビューア」


Google ドライブは、かなり特殊なファイル形式もサポートしており、そのファイルを扱えるオリジナルアプリケーションがコンピューター内にインストールされていなくても、Google ドライブでプレビューできる。

Google ドライブビューア
Google ドライブビューア
画像は「.ai」ファイルを表示した例

Google ドライブでプレビュー可能なのは、ZIP および RAR などのアーカイブファイル、PDF ファイル、CSS、HTML、JS ファイルなどの Web で使用されるファイルなどだ。Photoshop で使用される PSD 形式のファイルや、Adobe Illustrator の AI、SVG ファイル形式もサポートしている。サポートしているファイル形式については、Google ドライブのヘルプ「Google ドライブ ビューアについて」を参照されたい。

5. インターネットサーベイができる

Google ドライブでは、サーベイや招待状の作成が可能な「Form」ツールが利用できる。Form を利用すれば、顧客などから情報を収集するためのフォームを作成し、E メールや SNS で共有したり、Web サイトで公開することが可能だ。

「Form」ツールによるフォーム作成画面
「Form」ツールによるフォーム作成画面

顧客はフォームに対して、チェックボックスやオプションボタンをクリックして好みを示したり、ボックス内に回答を入力できる。Google ドライブは顧客からのデータをスプレッドシートに追加して表示する。

Form はまた、パーティーやイベントなどへの出欠調査に利用しても便利だ。

6. Google 検索の結果を文書内に簡単に貼り込める

Google ドライブには、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで利用可能な「リサーチ」機能がある。利用には「ツール:リサーチ」を選択すればよい。

「リサーチ」を選択すると、画面の右に「リサーチ」パネルが表示される。パネル内の検索ボックスにリサーチしたいトピックを入力し、検索する。検索対象は、画像、論文などから選択可能だ。表示されたリサーチ結果を文書中に貼り込む際には、プレビュー、リンクを挿入、引用などの形式から選択できる。

「リサーチ」を利用し、検索で発見した画像ファイルを文書に貼り込んだ例
「リサーチ」を利用し、検索で発見した画像ファイルを文書に貼り込んだ例


Google ドライブには他にも様々な機能が追加可能だ。業務内容にあわせて Google ドライブをカスタマイズすれば、Google ドライブはその企業にとってより高い価値を持つものとなり、Office の優れた無料代替ソフトウェアになるだろう。

(この記事は、1月24日付け英文記事の抄訳です)