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文書の達人になるための3つの習慣 (1/2)

玉川 治宏
2010年9月8日 / 10:00
 
 
▼「書く力」ありますか?

質問です。みなさんは「書く力」には自信がありますか?

え! なに、文書を書くことはあるけど……どうかな? という声が聞こえてきそうです。

そもそも、「書く力がある」とはどういうことでしょうか?

「そりゃぁ小説家みたいに美しい文書をかけることでしょう。文書を読んでいるだけでその情景が思い浮かび、ドキドキさせられる文書を書けるのが、書く力があるってことなんじゃないの?」

確かにおっしゃるとおりですが、果たしてビジネスの世界ではいかがでしょうか?

小説というのは書き手の心情を吐露しながら、読み手に様々な想像をさせます。一方、ビジネス文書はいかがでしょう?

読み手に様々な想像をさせてしまってはいけませんよね。ビジネス文書のゴールは、「読み手に書き手の意図した行動を取るよう促すこと」です。

ビジネス文書上手というのは、「想像させる」ことではなく、「誤解なく伝わる」ことが重要です。

では、誤解なく伝わるようにするために何をすべきでしょうか? みなさんが行っていることを3つ書いてみてください。

思ったまま、いきなり文書を書き始めたりしていませんか? そうするとどうなるでしょう。意味不明、何が言いたいのかわからない、支離滅裂な文書になったりしてしまいます。文書がわかりにくい人のほとんどが、いきなり書き出しているのです。

▼「書く力」を高める3つの習慣

書き上手が実践している3つの習慣というのがあります。何だと思いますか?

答えはいたってシンプルです。

1. まずは、伝えたいことを決める
2. つぎに、文書の構成を考える
3. そして、わかりやすくする

この3つの手順が習慣化できている人は、ビジネス文書上手です。それぞれ解説します。

1.伝えたいことを決める

当たり前じゃないか? と思われるでしょうが、この基本ができていない人が本当に多いのです。いきなり文書を書き始める人のほとんどが、できていません。

そのためのシンプルしかけが「これかライティングシート」です。実際はシートなのですが、内容はいたってシンプルです。

(1)誰に伝えるのか?
(2)何をいちばん伝えたいのか?

を、文書を書く前に、見える場所に書き残しておけばいいのです。

例えば、外注費のコストダウンの改善提案を社長あてに書きたい場合は、

(1)誰に?:社長に伝える。
(2)何をいちばん伝えたい?:外注費を10%コストダウンできる業者へ変更したい。

と書いてから、文書を書き始めるのです。

この2つのポイントを常に意識しながら書くことで、焦点がぼけなくなりますし、修正もしやすくなります。

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